Krajowy system e-faktur (KseF)
Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Z informacji przekazywanych przez resort wynika, że ten, kto zdecyduje się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF), uzyska dodatkowe korzyści podatkowe.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. W ten sposób systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Co więcej, system KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF. Dodatkowo, KSeF posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.
Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF stąd od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF jest już pewny. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:
1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT,
1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.
Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF Jaki podmiot ma obowiązek korzystania z KSeF?
1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT
1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).
Art. 106na. ust 2 ustawy o VAT: Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Sposób wyrażenia tej zgody nie jest precyzyjnie określony w przepisach i pozostawia to odbiorcy dowolność (standardowo wszelkie wskazywanie zgód odbywa się np. mailowo czy poprzez akceptacje regulaminu fakturowania dostawcy). Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji w tradycyjny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej. Co ważne nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.
Następca platformy elektronicznego fakturowania Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Warto tu wspomnieć, że podobne rozwiązanie Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadzi już na bazie tzw. PEF, czyli platformy elektronicznego fakturowania służącej wymianie faktur ustrukturyzowanych między przedsiębiorcami. Platforma PEF działa w systemie testowym, a jej funkcjonowanie pozwala na świadome i bezpieczne przesyłanie faktur do KSeF.
Korzyści z korzystania z KSeF obejmują przede wszystkim oszczędność czasu i środków związanych z obsługą tradycyjnych faktur papierowych, jak również zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa procesu fakturowania. Ponadto, klienci biura rachunkowego mają możliwość korzystania z oprogramowania do wystawiania faktur zgodnego z KSeF, co ułatwia zarządzanie dokumentacją finansową.