Wydatki na zakup odzieży firmowej dla pracowników można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeżeli ich używanie wynika m.in. z decyzji kierownika o używaniu strojów służbowych przez pracowników. Strój służbowy musi jednak spełniać pewne kryteria:
- pracownik jest zobligowany nosić taki strój w miejscu pracy (jest to zapisane np. w umowie o pracę, regulaminie zakładu)
- strój powinien posiadać charakterystyczne cechy (logo firmy, kolor i krój), które uniemożliwią wykorzystywanie stroju do celów prywatnych.
A co jeżeli przedsiębiorca powierza pracę osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia? Takiemu pracownikowi może zapewnić odzież roboczą/ochronną. Przedsiębiorca jest bowiem zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikom zatrudnionym na umowę zlecenia. Jeżeli jednak charakter pracy nie wymaga odzieży roboczej a pracodawca chce zapewnić zleceniobiorcom odzież służbową to powinien pamiętać o zapisaniu tego warunku w umowie zlecenia i wskazać że to on ponosi koszty związane z zakupem odzieży. Tylko wtedy wydatki te stanowią koszt podatkowy.
Odzież robocza, którą przedsiębiorca zakupi sam dla siebie może stanowić koszt podatkowy, ale tylko w przypadku gdy przedsiębiorca faktycznie sam wykonuje czynności wymagające zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Nabywana przez niego odzież musi spełniać wymogi bhp i posiadać właściwości dopasowane do konkretnych warunków pracy.
Kosztem natomiast nie będzie zakup odzieży, która służy np. spotkaniom z klientami (garnitur, garsonka). Jest to bowiem wydatek, który ma charakter osobisty. Taki wydatek może być niezbędny, ponieważ ma wpływ na wygląd przedsiębiorcy, jednak nie warunkuje on osiągnięcia przychodów z działalności. Dlatego wydatek taki nie może obciążać kosztów firmowych.
Pracownicy Actarii Biuro Rachunkowe Rybnik chętnie pomogą we wszystkich sprawach podatkowych.